UBO: documenten toevoegen uiterlijk 31 augustus 2021

Vanaf 11 oktober 2020 zijn alle informatieplichtigen verplicht om via het online platform elk document bij te voegen dat aantoont dat de informatie met betrekking tot een uiteindelijke begunstigde adequaat, nauwkeurig en actueel is.

Die documenten kunnen, afhankelijk van het specifieke geval te bepalen door de informatieplichtige, een kopie van het aandelenregister, de statuten van de vennootschap, (i)vzw, trust of gelijkaardige juridische constructie, een aandeelhoudersovereenkomst, notariële akte of elk ander document (gelegaliseerd als afkomstig uit een derde land) zijn. Die documenten moeten toestaan aan te tonen dat de verstrekte informatie met betrekking tot een uiteindelijke begunstigde adequaat, nauwkeurig en actueel is. Deze documenten zijn enkel toegankelijk voor de bevoegde autoriteiten. Onderworpen entiteiten of leden van het grote publiek hebben hier geen toegang toe.

Informatieplichtigen die voor 11 oktober 2020 zijn geregistreerd hadden initueel tijd tot 30 april 2021 om de documenten op te laden.
Volgens een zopas verschenen bericht in de site van de FOD-Financiën werd deze termijn nu verlengd tot 31 augustus 2021.

Informatieplichtigen die de registratie vanaf 11 oktober 2020 in orde brengen laden deze documenten op bij de registratie.

De wettelijke vertegenwoordigers van de informatieplichtigen zijn verplicht om bij de registratie van UBO's elk document bij te voegen waaruit blijkt dat de informatie betreffende (i) hun identiteit en (ii) de aard en de omvang van hun belang in de informatieplichtige adequaat, nauwkeurig en actueel is. De regels die van toepassing zijn op de legalisatie of apostillering van buitenlandse bewijsstukken worden hieronder beschreven.

Die documenten kunnen, afhankelijk van het specifieke geval te bepalen door de informatieplichtige, een kopie van het aandelenregister, de statuten van de vennootschap, (i)vzw, trust of gelijkaardige juridische constructie, een aandeelhoudersovereenkomst, notariële akte, notulen van de algemene vergadering, uittreksel van een buitenlands handelsregister, of elk ander document zijn. Deze documenten zijn enkel toegankelijk voor de bevoegde autoriteiten. Onderworpen entiteiten en leden van het grote publiek hebben hier geen toegang toe.

Wat zegt de nieuwe FAQ over de toe te voegen bewijsstukken?

Vanaf 11 oktober 2020 zijn alle informatieplichtigen verplicht om via het online platform elk document bij te voegen dat aantoont dat de informatie met betrekking tot een uiteindelijke begunstigde adequaat, nauwkeurig en actueel is.

Voor uiteindelijke begunstigden die niet over een rijksregisternummer of een nationaal bis-nummer beschikken voegt men een kopie van een identiteitsbewijs (identiteitskaart of paspoort) toe.

Wat de aard en de omvang van het werkelijke belang van de UBO in de informatieplichtige betreft, moet het volgende worden aangetoond:

• De categorie waartoe de UBO behoort;
• Voor UBO's van de eerste categorie van een vennootschap: de identificatiegegevens van de intermediaire entiteiten, en het percentage op elk niveau van de eigendomsstructuur;
• Voor UBO's van de tweede categorie van een vennootschap: de manier waarop de persoon de informatieplichtige controleert;
• Voor UBO's van de derde categorie van een vennootschap: zowel het feit dat geen uiteindelijke begunstigden in de eerste twee categorieën gevonden werden, als het feit dat het leidinggevend personeel dat werd geregistreerd die rol ook werkelijk heeft, of, indien van toepassing, kopieën van brieven waaruit blijkt waarom geen UBO van de eerste of de tweede categorie kon worden geïdentificeerd (bv. bij bedrijven die eigendom zijn van bepaalde fondsen of dochterondernemingen zijn van beursgenoteerde bedrijven).

De wettelijke vertegenwoordiger moet ervoor zorgen dat de gegevens in deze documenten of uittreksels leesbaar zijn, zodat de juistheid, nauwkeurigheid en actualiteit van de gegevens – over de identiteit, aard en omvang van het belang van de uiteindelijk begunstigde(n) – kunnen worden aangetoond. De informatieplichtige kan derhalve informatie op het bewijsstuk verbergen die niet relevant is voor het UBO-register, op voorwaarde dat de rest van het document leesbaar blijft.

Bewijsstukken die niet zijn opgesteld in een van de landstalen of het Engels, moeten worden vertaald. Er wordt niet vereist dat het om een beëdigde vertaling gaat.

Elektronische aandelenregisters zoals voorzien in de artikelen 5:24, 6:24 en 7:28 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen worden beschouwd als authentieke bronnen op voorwaarde dat zij voldoen aan de bepalingen bedoeld in de artikelen 7:12 tot 7:15 van het Koninklijk besluit van 29 april 2019 tot uitvoering van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen. Momenteel worden IT-systemen ontwikkeld om deze authentieke bronnen te koppelen aan het UBO-register.

Bovendien zijn er informatica-ontwikkelingen aan de gang om de extractie mogelijk te maken van bewijsstukken die reeds in het Belgisch Staatsblad werden gepubliceerd.

Indien de bewijsstukken afkomstig zijn uit een derde land, moet worden verwezen naar de toepasselijke wetgeving inzake legalisatie (1):

Soort bewijsstuk	Legalisatie / apostille / gewone kopie
Openbaar document van binnen de Europese Unie, dat de persoonlijke informatie van een uiteindelijke begunstigde aantoont	Gewone kopie
Ander openbaar document afkomstig van een EU-lidstaat (met andere woorden niet om de identiteit te bewijzen) (2)	Apostille
Openbaar document van buiten de Europese Unie	Een document afkomstig van een staat die het Verdrag van 5 oktober 1961 tot afschaffing van de vereiste van legalisatie van buitenlandse openbare akten (hierna “Verdrag van Den Haag van 1961”) ratificeerde: apostille (3) Een document afkomstig van een staat die het Verdrag van Den Haag van 1961 niet ratificeerde: legalisatie
Documenten die geen openbare documenten / authentieke akten zijn	Gewone kopie

Hoe documenten toevoegen?

U kan de documenten toevoegen aan bestaande registraties door volgende stappen te doorlopen:

Selecteer bij de keuze van uw identificatiemodus de optie « in naam van een onderneming » .

1. Eenmaal verbonden met de applicatie, klikt u op de startpagina op de optie « een entiteit opzoeken » .   
2. Op het formulier van de geselecteerde entiteit vindt u alle informatie over de entiteit in kwestie.  
3. Druk op het tabblad «controlestructuur».  
4. Klik op de knop « wijzigen » rechtsonder aan de pagina.  
5. De actieknoppen verschijnen.
6. Klik vervolgens op de knop “de controle wijzigen" (oogje naast de naam van de UBO). 
7. Laad vervolgens het document op via "+ kies een bestand".
8. Klik tot slot op de knop « bewaren». 

Wat zijn de sancties bij niet-naleving

In geval van overtreding van de bepalingen betreffende de identificatie en de mededeling van informatie over de uiteindelijke begunstigden, zijn de wettelijke vertegenwoordigers van informatieplichtigen onderworpen aan administratieve boetes tussen 250 en 50 000 EUR.

Deze boetes worden opgelegd aan de bestuurders en, indien van toepassing, aan één of meer leden van de bestuursorganen van de informatieplichtige, hun managementcomité en aan personen die, bij ontstentenis van een managementcomité, deelnemen aan hun effectief beheer.