Modernisering btw-ketting vanaf 01-01-2025: uitvoerings-KB’s

Op 1 januari 2025 treden de nieuwe btw-regels in werking inzake de btw-aangifteverplichtingen, btw-teruggave en btw-procedure. De bedoeling van deze vernieuwing is het moderniseren van de procedure en de btw-administratie meer slagkracht te geven wanneer een belastingplichtige in gebreke blijft.

Deze wettelijke omwenteling moest nog verder worden uitgewerkt via uitvoeringsbesluiten. Een deel van die uitvoeringsmaatregelen is opgenomen in het KB van 29 september 2024 dat op 23 oktober 2024 in het Belgisch Staatsblad werd gepubliceerd. Het KB gaat gepaard met een omstandig Verslag aan de Koning en bevat tal van aanpassingen aan een hele reeks bestaande uitvoerings-KB's (nr. 1, 2, 4, enz.).

Meer informatie kan u verkrijgen tijdens het seminarie: Alle btw-wijzigingen vanaf 01-01-2025 met Gilles Tack en/of in onze btw clubs.

1. Hervorming btw-ketting

Met de term “btw-ketting”  viseert de wetgever in essentie het systeem van de (periodieke) btw-aangiften, de daaropvolgende betaling van de verschuldigde btw, de controle en de terugbetaling ervan.

De hervorming van de btw-ketting is gericht op het verbeteren van de efficiëntie én de transparantie van het btw-stelsel in België onder meer door:

• gebruik te maken van digitale processen waardoor btw-aangiften en betalingen sneller en accurater verwerking kunnen worden;
• de inning van btw te optimaliseren via nieuwe en aangepaste regels;
• te voorzien in strengere sancties voor niet-naleving van btw-verplichtingen (zoals het niet-tijdig indienen van aangiften of het niet-gebruiken van gestructureerde betalingsmededelingen);
• de Belgische btw-regelgeving beter in lijn te brengen met Europese richtlijnen, met name op het gebied van intracommunautaire leveringen en verwervingen.

De wettelijke hervorming vond haar beslag in de wet van 12 maart 2023 tot modernisering van de BTW-ketting en van de inning van fiscale en niet-fiscale schuldvorderingen binnen de FOD Financiën (B.S. 23 maart 2023). Aan deze wet werden inmiddels nog enkele wijzigingen aangebracht werden door de wet van 22 december 2023 houdende diverse fiscale bepalingen (B.S. 29 december 2023).

Aanvankelijk was het de bedoeling dat de nieuwe regels in werking zouden treden op 1 januari 2024. Maar de wetgever machtigde de Koning de inwerkingtreding uit te stellen tot uiterlijk 1 januari 2025. Eind 2023 maakte de Koning van deze machtiging gebruik om de inwerkingtreding te verschuiven naar 1 januari 2025 (KB van 17 december 2023, B.S. 22 december 2023).

De tekst zorgt voor belangrijke wijzigingen in de btw-ketting die aanvangt met de inning van de btw door de belastingplichtige bij zijn afnemers en eindigt met de aangifte van die btw bij de administratie en de betaling ervan aan de administratie:

• nieuwe termijnen voor het indienen van periodieke btw-aangiften en betalingen door kwartaalindieners (25^ste i.p.v. 20^ste);
• maandelijkse terugbetaling van btw-kredieten voor maandindieners;
• een geautomatiseerde procedure voor niet-ingediende aangiften: bij voortdurende niet-indiening ontvangt de belastingplichtige een voorstel van een vervangende aangifte, waarbij de verschuldigde btw geautomatiseerd wordt bepaald;
• het verdwijnen van de btw-rekening-courant: dit systeem wordt vervangen door een systeem waarbij de belastingplichtige zelf verantwoordelijk is voor zijn btw-verplichtingen en -kredieten;
• de invoering van een provisierekening btw: dit nieuwe instrument beheert de btw-kredieten die nog niet zijn terugbetaald en betalingen van belastingplichtigen;
• nieuwe betaalmethoden voor het betalen van btw, zoals bankdomiciliëring;
• een nieuwe administratieve bezwaarprocedure voor belastingplichtigen die het niet eens zijn met vervangende aangiften, zonder verplichting om deze te doorlopen vooraleer naar de rechter te stappen;
• nieuwe boetes bij niet- of laattijdige aangifte.

2. Wijzigingen aan de aangiftemodaliteiten

2.1 Verlenging aangifte- en betalingstermijn kwartaalaangevers

De aangiftetermijn voor belastingplichtigen die hun aangifte op kwartaalbasis indienen, wordt verlengd met 5 dagen tot de 25ste van de maand volgend op het kwartaal. Daarnaast worden de betalingstermijnen voor kwartaalaangevers afgestemd op de nieuwe indieningstermijnen, zodat zowel de indiening als de betaling uiterlijk op de 25ste van de maand moeten gebeuren.

Het KB van 29 september 2024 regelt de nieuwe termijn voor de indienings- en betalingsverplichtingen van de kwartaalaangevers door een wijziging van KB nr. 1.

Voor maandaangevers blijft de aangifte- en betalingstermijn ongewijzigd (twintigste van de volgende maand).

2.2 Nieuw sanctiemechanisme: voorstel tot vervangende aangifte

De btw-administratie beschikt momenteel slechts over een beperkt aantal middelen om belastingplichtigen te dwingen hun aangifteverplichtingen na te komen. Het gaat voornamelijk om boetes en dwangsommen. Vanaf 1 januari 2025 krijgt de administratie een nieuw instrument: de vervangende btw-aangifte.

Voor de aangiftetijdvakken die starten op 1 januari 2025 kan de btw-administratie een voorstel van vervangende aangifte opmaken indien de btw-plichtige nalaat een btw-aangifte in te dienen. En dat na drie maanden volgend op het tijdvak waarvoor een aangifte moest worden ingediend.

Dit voorstel van vervangende aangifte herneemt het hoogste verschuldigde btw-bedrag opgenomen in de btw-aangiften voor de 12 maanden die voorafgaan aan de periode waarop de niet-ingediende aangifte betrekking heeft. Er geldt een minimum van 2.100 euro.

Het voorstel van vervangende aangifte vermeldt géén aftrekbare btw.

Binnen welke termijn? Als de btw-aangifte niet voor de vereiste datum werd ingediend, zal de btw-administratie een voorstel van vervangende aangifte sturen na afloop van een termijn van drie maanden volgend op de betreffende aangifteperiode. Dit voorstel van vervangende aangifte wordt per aangetekende brief toegezonden. De kennisgeving per aangetekende zending van de vervangende aangifte heeft uitwerking op de derde werkdag die volgt op die verzending.

Deze regeling geldt ook voor btw-plichtigen die per kwartaal hun btw-aangifte indienen.

De belastingplichtige kan dit voorstel van vervangende aangifte alleen betwisten door de ontbrekende btw- aangifte alsnog in te dienen binnen een termijn van één maand vanaf de datum van uitwerking van de kennisgeving van het voorstel van vervangende aangifte. Op die manier beëindigt de belastingplichtige de vervangende aangifteprocedure. De ontbrekende btw-aangifte wordt dan beschouwd als de geldig ingediende aangifte.

Wordt de ontbrekende aangifte niet ingediend, dan wordt het voorstel van vervangende aangifte definitief. De belastingplichtige kan de kennisgeving van de definitieve vervangende aangifte wel nog betwisten door een administratief bezwaar in te dienen. Het staat de btw-administratie ook vrij om dat definitief voorstel te corrigeren na het uitvoeren van een controle.

Zelfs als de belastingplichtige de ontbrekende btw-aangifte binnen de maand indient, kan de btw-administratie toch nog een boete opleggen.

In principe is dit een automatische procedure. De procedure wordt echter niet opgestart in de volgende drie gevallen:

• De btw-plichtige is niet als zodanig geïdentificeerd, terwijl dat wel zou moeten. Het indienen van een vervangende aangifte is niet mogelijk, aangezien de administratie niet over de benodigde informatie beschikt om deze aangifte in te dienen.
• De btw-plichtige dient alsnog een periodieke btw-aangifte in vóór het verstrijken van de eerder genoemde termijn van drie maanden.
• De rechten van de schatkist zijn in gevaar en vanwege de hoogdringendheid versnelt de administratie de regularisatieprocedure. Het gaat dan om een btw-plichtige die failliet dreigt te gaan.

2.3 Ambtshalve aanslag

De btw-administratie krijgt de mogelijkheid om bij niet-indiening van de aangifte ambtshalve een aanslag op te leggen voor het vermoedelijk verschuldigd btw-bedrag in een bepaalde periode. Een ambtshalve aanslag kan ook bij het verzaken aan andere btw-verplichtingen. Het opleggen van de ambtshalve aanslag is vandaag voorbehouden aan de minister van Financiën.

3. Nieuwe teruggaafmodaliteiten

Een belastingplichtige kan momenteel de teruggave van een btw-tegoed aanvragen bij de indiening van de btw-aangifte volgend op een kalenderkwartaal. Bij aanvaarding van dat verzoek, eventueel na een teruggaafcontrole, wordt het bestaande btw-tegoed op de rekening-courant volledig terugbetaald aan de belastingplichtige.

Vanaf 2025 zal de teruggave van btw-tegoeden via de btw-aangifte alleen nog mogelijk zijn op het tegoed dat voortvloeit uit de btw-aangifte zelf m.b.t. de lopende aangifteperiode. Het terugvragen van tegoeden voortvloeiend uit eerdere aangiftes zal niet langer via een btw-aangifte gebeuren maar via een aparte procedure: via de Provisierekening Btw. De belastingplichtige zal via zijn account in de applicatie My Minfin kunnen verzoeken om teruggaaf van een deel of het geheel van het op zijn Provisierekening btw geboekte tegoed uit eerdere aangifteperiodes.

Belastingplichtigen die hun aangiften op maandelijkse basis indienen, kunnen voortaan ook maandelijks hun btw-tegoed terugvragen en ontvangen het tegoed binnen de 2 maanden na de aangiftetermijn. Het KB van 29 september 2024 wijzigt hiervoor het KB nr.4.

Om in aanmerking te komen voor teruggaaf van zijn btw-tegoed, moet de belastingplichtige voortaan al zijn periodieke btw-aangiften van de afgelopen zes maanden tijdig hebben ingediend, een btw-krediet van minstens 50 euro hebben en een geldig bankrekeningnummer aan de Administratie hebben doorgegeven. De vergunning voor versnelde maandelijkse teruggave zal verdwijnen. Maandaangevers zullen dus standaard (zonder dat er een afzonderlijke vergunning vereist is) hun btw-tegoed maandelijks kunnen terugvragen.

Voor belastingplichtigen die hun aangiften op kwartaalbasis indienen, blijven in principe de huidige termijnen van toepassing.

De nieuwe procedure stelt belastingplichtigen die hun aangiften tijdig indienen in staat om hun btw-tegoeden sneller terug te ontvangen. De teruggaaftermijn blijft maximaal drie maanden maar wordt verkort naar twee maanden voor belastingplichtigen die maandelijkse aangiften indienen.

Als de btw-administratie geen afdoend antwoord ontvangt op een verzoek om inlichtingen, blijft dit wel een reden om het btw-krediet in te houden.

Het btw-tegoed dat voortvloeit uit een periodieke aangifte wordt echter niet onmiddellijk beschikbaar op de Provisierekening btw. Voordat het tegoed wordt overgeboekt, zal de btw-administratie eerst een controle uitvoeren om de juistheid en geldigheid van het aangegeven btw-tegoed te verifiëren.

4. Wijziging van de btw-procedureregels

4.1 Dwingende antwoordtermijn voor vragen om inlichtingen

Een belastingplichtige moet alle inlichtingen verschaffen waar de btw-autoriteiten om verzoeken. Het btw-wetboek legt momenteel geen dwingende termijn op waarbinnen belastingplichtigen moeten antwoorden.

Vanaf 1 januari 2025 geldt wel een dwingende termijn voor een schriftelijk antwoord:  1 maand vanaf de derde werkdag volgend op de verzending van de vraag om inlichtingen.

In twee gevallen is een inkorting van deze termijn mogelijk tot slechts tien dagen. Ten eerste wanneer de rechten van de Schatkist in gevaar zijn. En ten tweede, de vraag om inlichtingen maakt deel uit van een controle in het kader van een teruggaafverzoek aangegeven in de periodieke btw-aangifte. Als de btw-administratie bij een teruggaafcontrole niet tijdig een antwoord ontvangt, dan kan die het btw-tegoed inhouden als bewarende maatregel.

De belastingplichtige kan altijd verzoeken om deze termijn te verlengen, maar de administratie zal dit slechts inwilligen als gegronde redenen aanwezig zijn.

4.2 Nieuwe betaalmogelijkheid via domiciliëring

De betaling van de btw gebeurt momenteel nog steeds via een manuele overschrijving met de relevante gestructureerde mededeling.

Vanaf 2025 is het mogelijk een mandaat aan de FOD Financiën te geven, waarbij domiciliëringen kunnen worden gebruikt om de btw-schuld te betalen op basis van de ingediende aangifte. Het betalen van btw-schulden via domiciliëring biedt aan belastingplichtigen een meer gestroomlijnde manier om hun verschuldigde btw te voldoen.

4.3 Correcties van de btw-aangifte

De procedure voor het verbeteren van ingediende btw-aangiften wordt tevens gewijzigd ten opzichte van de huidige praktijk. Momenteel kunnen belastingplichtigen, als ze na het indienen van hun aangifte een fout ontdekken, een verbeterende aangifte indienen voor dezelfde periode, zelfs na het verstrijken van de indieningstermijn.

Wanneer een belastingplichtige na het indienen van zijn periodieke btw-aangifte een materiële vergissing ontdekt, zal hij over de volgende mogelijkheden beschikken:

• Voor het verstrijken van de indieningstermijn: Als de fout wordt ontdekt voor het verstrijken van de indieningstermijn van de aangifte (de 20ste of 25ste van de maand, afhankelijk van de aangifteregeling), kan de belastingplichtige een nieuwe aangifte indienen voor dezelfde periode. Deze nieuwe aangifte annuleert en vervangt de eerder ingediende aangifte.
• Na het verstrijken van de indieningstermijn: Als de fout pas wordt ontdekt na het verstrijken van de indieningstermijn, moet de belastingplichtige de correctie verwerken in de eerstvolgende periodieke btw-aangifte. De aanpassing kan dan niet meer in de oorspronkelijke aangifte worden doorgevoerd, maar moet worden opgenomen in de aangifte van de volgende periode.

4.4 Afschaffing rekening-courant

Resulteert een btw-aangifte in een teruggavepositie, dan wordt dat saldo overgedragen naar het volgende aangiftetijdvak en afgezet tegen toekomstige betaalposities of kan deze worden teruggevraagd.

De overdracht van een teruggaafpositie gebeurt concreet door het overschot in te schrijven op een zogenaamde rekening-courant. Deze rekening geeft een overzicht van de schulden en tegoeden van iedere individuele belastingplichtige en wordt bijgehouden door de btw-administratie.

In 2025 wordt die rekening-courant afgeschaft ten voordele van de zogenaamde provisierekening btw. Deze provisierekening volgt het principe van de rekening-courant, maar is eenvoudiger voor zowel de btw-administratie als de belastingplichtige.

Het beheer van de nieuwe provisierekening gebeurt online op MyMinFin. Belastingplichtigen kunnen via dat portaal vrijwel onmiddellijk en zonder formaliteiten om een teruggave van btw verzoeken voor een vrij te kiezen bedrag. Een teruggave via de aangifte blijft ook mogelijk voor het tegoed m.b.t. de aangifte zelf.

Met de komst van de nieuwe provisierekening btw verdwijnt ook de ‘Bijzondere Rekening Btw’. Die bijzondere rekening wordt momenteel opgemaakt bij een opnulzetting van de rekening-courant vanwege het consequent niet of laattijdig indienen van periodieke btw-aangiften en/of niet-betaling van vastgestelde btw-schulden.

4.5 Progressieve boetes voor niet-indiening en laattijdige betaling

Bij herhaaldelijke niet-indiening van de btw-aangifte zullen progressieve administratieve boetes worden opgelegd. Deze boetes nemen toe naarmate de overtredingen zich herhalen en worden bepaald op basis van de frequentie van de inbreuken. De boetes voor niet-indiening van de aangifte zijn als volgt vastgesteld:

• eerste overtreding: 500 euro per aangifte;
• tweede overtreding: 1 250 euro per aangifte;
• derde overtreding: 2 500 euro per aangifte;
• volgende overtredingen: 5 000 euro per aangifte.

Daarnaast worden boetes voor niet-betaling en laattijdige betaling van btw voortaan gradueel verhoogd, met de volgende percentages:

• Bij niet-betaling of laattijdige betaling van de verschuldigde btw uit een ingediende periodieke aangifte, geldt een proportionele boete van 5% van de verschuldigde belasting.
• Als een aangifte laattijdig wordt ingediend of als reactie op een voorgestelde vervangende aangifte door de Administratie, bedraagt de boete 10% van de verschuldigde belasting.
• Als de Administratie een definitieve vervangende aangifte opstelt en kennis geeft bij uitblijven van indiening, stijgt de boete tot 15% van de verschuldigde belasting.

5. Aanpassing aan de btw-besluiten: overzicht

Heel wat elementen van deze hervorming kunnen alleen via wijzigingen aan de btw-besluiten worden uitgevoerd. Dat is bijvoorbeeld het geval voor de nieuwe termijn voor de indienings- en betalingsverplichtingen van de kwartaalaangevers (kan alleen door een wijziging van KB nr. 1) en voor de nieuwe procedure inzake de teruggaaf van btw-kredieten via de periodieke btw-aangifte (KB nr. 4).

Daarom heeft de federale regering in lopende zaken de nodige aanpassingen in btw-besluiten nrs. 1, 2, 4, 41, 44, 46, 48, 50 en 51 aangebracht.  Een kort overzicht.

KB nr. 1:

• hoofstuk III wordt opgesplitst in 2 nieuwe hoofdstukken: hoofdstuk III behandelt de periodieke, vervangende en bijzondere aangiften; hoofdstuk IIIbis behandelt de schuldenaar van de btw;
• de indieningstermijn voor periodieke btw-aangiftes wordt verlengd voor kwartaalaangevers. Zij moeten hun aangifte niet langer de 20e van de maand (na het verstrijken van het kwartaal) indienen, maar de 25ste;
• er wordt voorzien in een administratieve bezwaarprocedure voor belastingplichtigen tegen definitieve vervangende aangiften;
• de bijzondere btw-aangifte moet voortaan uiterlijk op de 25e dag na het tijdvak worden ingediend, conform de kwartaalaangiften;

KB nr. 2: de aanpassingen verduidelijken de indieningstermijnen voor periodieke btw-aangiften en verlichten zo de administratieve lasten voor belastingplichtigen;

KB nr. 4: past de teruggaafprocedure van btw-kredieten aan. Met o.a. de schrapping van de voormalige rekening-courant en vervanging door de provisierekening btw waarover belastingplichtigen hun tegoeden zelf kunnen beheren. Verder worden de regels voor de teruggaaf van btw-kredieten uit bijzondere btw-aangiften afgestemd op de regels voor periodieke aangiften, zijn er aanpassingen ter verduidelijking van de nieuwe voorwaarden en procedures voor teruggaaf;

KB nr. 41: herziet het systeem van proportionele geldboeten voor niet-betaling en laattijdige betaling van btw;

KB nr. 44: herziet het systeem van niet-proportionele geldboeten. Bij een eerste overtreding bedraagt de boete voortaan 500 euro per aangifte, bij een tweede overtreden 1.250 euro per aangifte, bij een derde 2.500 euro per aangifte en bij verdere overtredingen 5.000 euro per aangifte. De boete voor een laattijdige Indiening is 100 euro per maand vertraging, met een maximum van 500 euro. Indien de aangifte niet binnen 5 maanden wordt ingediend, wordt deze als definitief niet-ingediend beschouwd;

KB nr. 46:  wijzigingen m.b.t. de betaling van btw bij intracommunautaire verwervingen van nieuwe vervoermiddelen;

KB nr. 48: de regels m.b.t. mededeling van de lijst van intracommunautaire leveringen van nieuwe vervoermiddelen worden gewijzigd zodat die overeenstemt met de regels voor de periodieke btw-aangifte. De lijst moet worden ingediend op de 20e of 25e dag van de maand die volgt op het kwartaal waarin de betrokken leveringen hebben plaatsgevonden, afhankelijk van of de belastingplichtige zijn aangifte maandelijks of per kwartaal indient;

KB nr. 50: de regels voor de indiening van deel 1 van de btw-opgave van intracommunautaire handelingen door belastingplichtigen die kwartaal aangiften indienen, worden gewijzigd. Voor deze belastingplichtigen wordt de termijn voor de indiening van de opgave verlengd tot de 25e dag van de maand die volgt op het kalenderkwartaal waarop de opgave betrekking heeft;

KB nr. 51: de aanpassingen hebben betrekking op de regels rond de modaliteiten en de datum van uitwerking van de betaling van de belasting die verschuldigd is op intracommunautaire verwervingen van accijnsproducten.

6. Inwerkingtreding hervorming btw ketting

Het merendeel van de maatregelen treedt in werking op 1 januari 2025. Dit wordt uitdrukkelijk bevestigd in het KB van 29 september 2024 (B.S. 23 oktober 2024).

Bepaalde onderdelen van het KB, die specifieke regels bevatten rond de btw-teruggaafprocedure en de inhoudingsregels van btw-tegoeden, treden pas in werking op 1 februari 2025.

Het uitstel tot 1 februari 2025 komt er omdat de betreffende nieuwe artikelen 76, § 1 en 83bis W.BTW - waarvan de tot 1 februari 2025 uitgestelde bepalingen van het KB de uitvoering regelen - krachtens de oorspronkelijke wet van 12 maart 2023 ook pas in werking treden één maand na de andere bepalingen met betrekking tot de hervorming van de btw-ketting (Verslag aan de Koning).

Bronnen:

• Wet van 12 maart 2023 tot modernisering van de btw-ketting en de inning van fiscale en niet-fiscale schuldvorderingen binnen de FOD Financiën (B.S. 23 maart 2023) – gewijzigd door de wet van 22 december 2023 houdende diverse fiscale bepalingen (B.S. 29 december 2023)
• KB van 29 september 2024 (B.S. 23 oktober 2024)