Dagvergoedingen dienstreizen in België vanaf 01.12.2023

Sinds 01 december 2023 zijn de bedragen van de dagvergoeding voor dienstverplaatsingen binnen België alweer verhoogd (circulaire 2023/C/98 van 7 december 2023).

Als de werknemer of bedrijfsleider binnen België een dienstverplaatsing maakt, dan kan de werkgever/vennootschap daarvoor een forfaitaire vergoeding uitkeren. Zolang die vergoeding niet hoger ligt dan wat federale ambtenaren krijgen voor hun dienstreizen, is de kost volledig aftrekbaar in de vennootschap en wordt de werknemer of bedrijfsleider er privé niet op belast. Het aantal vergoedingen moet wel verantwoord worden.

Omdat die vergoeding geacht wordt de kosten van een maaltijd te dekken, moet de werknemer of bedrijfsleider in principe wel minstens zes uur weg zijn (verplaatsingstijd, middagpauze en tijd bij de klant) om ze te kunnen toekennen (circulaire 2018/C/8, 22.01.2018, randnr. 19).

Meer informatie kan je vinden in onze kennisdatabank Practinet.

Dagvergoeding. Vanaf 01.12.2023 bedraagt het forfait 20,39 EUR/dag i.p.v. 19,99 EUR/dag.

Die forfaitaire vergoeding kan de vennootschap betalen per dag dat een werknemer of bedrijfsleider ten minste zes uur onderweg is tijdens een dienstreis.

Maandvergoeding. Aan werknemers of bedrijfsleiders die zo goed als dagelijks beroepsmatig de baan op moeten, kan vanaf 01.12.2023 het maximumbedrag van 326,24 EUR (i.p.v. 319,84 EUR) per maand worden toegekend, zijnde 16 keer de dagvergoeding.  In dat geval moet men aantonen dat de verplaatsingen langer dan zes uur duren (circulaire 2018/C/8, 22.01.2018, randnr. 22).

Nachtvergoeding. Moet de werknemer of bedrijfsleider overnachten binnen België, dan kan de werkgever/vennootschap ofwel de hotelfactuur ten laste nemen, ofwel een forfaitaire vergoeding toekennen van maximaal 152,99 EUR sinds 01.12.2023 (i.p.v. 149,99 EUR).

Ernstige norm voor de privé sector

De forfaitaire vergoedingen voor verblijfskosten zijn gesteund op een ernstige norm.

Sinds 1 januari 2024 wordt het bedrag van de dagvergoeding (10 EUR niet-geïndexeerd) weliswaar geschrapt in de ambtenarenregeling omdat er vanaf dan maaltijdcheques worden toegekend aan de federale ambtenaren. Maar het bedrag blijft virtueel bestaan als basis in het stelsel van de maandelijkse forfaitaire vergoedingen (maximaal 16 keer de dagvergoeding).

De fiscale administratie heeft bevestigd dat het bedrag van de dagvergoeding verder kan worden gebruikt als ernstige norm om de toelaatbare vergoeding in de privésector te beoordelen, mits aan dezelfde voorwaarden als voorheen is voldaan (circulaire 2023/C/98 van 7 december 2023).

M.a.w. we mogen verder uitgaan van de geïndexeerde dagvergoeding als virtueel dagelijks bedrag voor de vaststelling van de maandelijkse forfaitaire vergoeding. Het geïndexeerde bedrag dat in de privésector als ernstige norm kan worden aanvaard, zal op dit geïndexeerde virtueel dagelijks bedrag worden gebaseerd.