Dagboek van ontvangsten en centralisatieboek

De btw-administratie heeft de circulaire nr. 2020/C/20 van 27 januari 2019 gepubliceerd die de nodige commentaar bevat omtrent het digitaal bijhouden van het dagboek van ontvangsten en het centralisatieboek.

Dagboek van ontvangsten

Elke belastingplichtige moet een dagboek per bedrijfszetel bijhouden waarin zij de ontvangsten inschrijven met betrekking tot de handelingen waarvoor zij niet verplicht zijn een factuur uit te reiken en waarvoor zij geen factuur hebben uitgereikt. Dit dagboek kan op papier worden gehouden of op elektronische wijze, naar keuze van de belastingplichtige.

Het dagboek van ontvangsten met betrekking tot de in de bedrijfszetel verrichte handelingen alsook de verantwoordingsstukken die erop betrekking hebben met inbegrip van, in voorkomend geval, de bedoelde dubbels van de rekeningen of van de ontvangstbewijzen, dienen zich op die bedrijfszetel te bevinden tot het verstrijken van de derde maand volgend op die waarin het genoemd dagboek werd afgesloten.

Indien het dagboek van ontvangsten op elektronische wijze wordt gehouden, dient het binnen voornoemde periode elektronisch toegankelijk te zijn op de bedrijfszetel.

Het dagboek van ontvangsten dient de handelingen op te nemen verricht tijdens een periode van twaalf maanden. Per bedrijfszetel wordt het totale bedrag van de dagontvangsten ingeschreven.

Teneinde de administratieve organisatie van de belastingplichtigen te vereenvoudigen, aanvaardt de administratie evenwel dat het digitaal dagboek van ontvangsten niet wordt beperkt tot een periode van twaalf maanden maar een langere periode kan omvatten (periode vrij te kiezen door de belastingplichtige).

Een afzonderlijke inschrijving met vermelding van de aard van de verkochte goederen is evenwel noodzakelijk voor de ontvangsten die voortkomen van de levering van goederen waarvan de prijs, per in de handel gebruikelijke eenheid, meer bedraagt dan 250 euro, belasting over de toegevoegde waarde inbegrepen.

Deze bedoelde afzonderlijke inschrijving mag worden vervangen door een dagelijkse globale inschrijving wanneer de verantwoordingsstukken die moeten worden opgesteld, benevens de ontvangst, de aard van de verkochte goederen nauwkeurig vermelden.

Wanneer de ontvangsten onderworpen zijn aan verschillende tarieven, worden ze per tarief ingeschreven.

Centralisatiedagboek

De belastingplichtigen die over meerdere bedrijfszetels beschikken moeten bovendien een centralisatiedagboek bijhouden waarin zij op het einde van elke aangifteperiode, per tarief, het totaalbedrag van de ontvangsten inschrijven van dat tijdvak, ingeschreven in de verschillende dagboeken van ontvangsten. 

Dit centralisatiedagboek kan eveneens op papier worden gehouden of door middel van geïnformatiseerde systemen.

Voorwaarden

Ongeacht de vorm waarvoor hij kiest, moet de belastingplichtige erover waken dat steeds voldaan wordt aan de volgende twee voorwaarden:

• de belastingplichtige moet de integriteit van de inhoud van het dagboek van ontvangsten garanderen vanaf het moment van inschrijving tot het einde van de wettelijke bewaartermijn.
• de belastingplichtige moet de leesbaarheid van het dagboek van ontvangsten garanderen van het moment van inschrijving tot het einde van de wettelijke bewaartermijn.

Onder 'leesbaarheid' verstaat men het feit dat het dagboek van ontvangsten zo wordt getoond dat alle gegevens welke het bevat en die verband houden met de btw duidelijk leesbaar zijn, op papier of op digitaal scherm, zonder dat er daarvoor veel onderzoek of interpretatie nodig is.

De belastingplichtige bepaalt zelf hoe de leesbaarheid van het dagboek van ontvangsten wordt gewaarborgd.